엑셀과 카톡으로 굴리던 업무를 웹앱으로 옮기기 전에 정리할 5가지

사내 업무 툴을 만들 때 가장 오래 걸리는 것은 코딩이 아니라 “지금 일이 어떻게 돌아가는지” 정리하는 일입니다. 아래 다섯 가지만 미리 정리해 오시면 견적이 정확해지고 개발 기간도 줄어듭니다.

1. 지금 쓰는 파일과 채팅방을 모두 나열하세요

엑셀 파일, 구글시트, 카톡방, 종이 장부까지 업무에 쓰는 것을 전부 적습니다. 누가 어디에 입력하고 누가 보는지 화살표로 이어 보면 같은 정보가 여러 곳에 중복 입력되는 지점이 드러납니다. 웹앱은 바로 그 지점을 한 곳으로 합치는 일입니다.

2. 가장 자주 하는 작업 세 가지를 고르세요

처음부터 모든 기능을 담으려 하면 기간과 비용이 급격히 늘어납니다. 하루에 가장 자주 반복하는 작업 세 가지(예: 주문 입력, 재고 차감, 출고 확인)만 1차 범위로 잡고, 나머지는 쓰면서 추가하는 편이 실패가 적습니다.

3. 사람별 권한을 정하세요

• 직원은 입력과 조회만, 관리자는 수정과 삭제까지 할 수 있게 나눌지
• 거래처나 외부 인력에게 보여줄 화면이 따로 필요한지
• 개인정보(연락처 등)는 누가 볼 수 있어야 하는지

4. 기존 데이터를 가져와야 하는지 확인하세요

쌓아 둔 엑셀 데이터를 새 시스템으로 옮길지, 새로 시작할지에 따라 작업량이 달라집니다. 열 이름이 파일마다 다르거나 빈 칸, 오타가 많으면 이관 전에 정리하는 시간이 필요합니다.

5. 연동할 외부 서비스를 적어 두세요

알림톡·문자·메일 발송, 결제, 구글시트, 쇼핑몰이나 ERP 연동이 필요한지 미리 정리합니다. 연동은 서비스마다 방식과 비용이 달라서 범위를 가르는 가장 큰 변수가 됩니다.

반복 업무는 자동화부터 시작해도 됩니다

화면 전체를 새로 만들 필요 없이, 반복되는 수집·정리·발송만 자동화해도 효과가 큰 경우가 많습니다. 어느 쪽이 맞는지 모르겠다면 현재 업무 흐름만 말씀해 주세요. 프라임허브가 범위를 문서로 나눠 고정가로 견적을 드립니다.